NOVATECH SOLUCIONES LTDA
1. INTRODUCCIÓN
El Manual de Políticas y Manejo de Información Personal de NOVATECH SOLUCIONES LTDA., surge como respuesta a la necesidad de dar cumplimiento a lo ordenado por los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, estatutaria del Sistema de Protección de Datos Personales, así como de las normas reglamentarias y de la Sentencia C-748 de 2011.
2. OBJETIVO
El presente manual tiene por objeto definir las políticas y procedimientos que debe seguir NOVATECH SOLUCIONES LTDA., para el manejo de la información personal.
El Manual contiene documentos, instrucciones y controles en materia de captura y tratamiento de información personal.
3. CONSIDERACIONES
a) NOVATECH SOLUCIONES LTDA., es una empresa dedicada a la venta y comercialización de productos informáticos e infraestructura, así mismo la prestación de servicios en el área de informática y sistemas.
b) NOVATECH SOLUCIONES LTDA., garantiza la protección los derechos de Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre de todas las personas naturales cuyos datos personales obren en las bases de datos operadas por la empresa. Se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes cuando la información que se maneje involucre datos de los mismos.
c) Todas las actuaciones de NOVATECH SOLUCIONES LTDA., en cuanto al manejo de datos personales, se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia.
d) Quien en ejercicio de cualquier actividad, pueda suministrar información o datos personales a NOVATECH SOLUCIONES LTDA., podrá conocerlos, conocer su destino o forma de tratamiento, actualizarlos, eliminarlos y/o rectificarlos.
Para efectos de este Manual, NOVATECH SOLUCIONES LTDA., actuará como RESPONSABLE y las dependencias de la empresa que se encarguen de manipular, actualizar, administrar, en general, hacer tratamiento directo de los datos o que tengan acceso a ellos, serán los ENCARGADOS. La individualización de los ENCARGADOS depende del manual de funciones de la empresa.
4. MARCO LEGAL
a) Constitución Política de Colombia, artículo 15.
b) Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
c) Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
d) Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
e) Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C-748 del 2011.
5. DEFINICIONES
Por disposición legal y para lograr la protección de la información personal que NOVATECH SOLUCIONES LTDA. tenga o llegue a tener, las siguientes palabras tendrán los significados que se indican:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato Público: Es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio.
e) Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni que es público, cuya divulgación interesa, además de al titular, a cierto sector específico, grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, datos financieros.
f) Dato Privado: Es el dato relevante únicamente para el titular, por ser íntimo y reservado.
g) Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede ser utilizado a causar discriminación por revelar su origen racial, o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l) Consulta: Es la revisión que hace el Titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de NOVATECH SOLUCIONES LTDA. y que se logra a través de una petición del titular, según los procedimientos establecidos en este Manual.
m) Transferencia: Sucede cuando el responsable o encargado del tratamiento de la información, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro responsable que se encuentre dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Es el tratamiento de los datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el objeto sea realizar un tratamiento por parte del encargado, pero por cuenta del responsable.
o) Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita que genera el responsable de los datos, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Manejo de la Información Personal, el cual le será aplicable, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento.
6. PRINCIPIOS
En virtud del Tratamiento de los Datos Personales, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas de la recolección, autorización, tratamiento, almacenamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
a) Principio de legalidad: El tratamiento de los datos está sujeto a las leyes colombianas vigentes y aplicables a la materia, especialmente las enumeradas en el capítulo de Marco Legal.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales está sujeto a una finalidad legítima y legal, la cual debe ser informada a su Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales por parte de NOVATECH SOLUCIONES LTDA. solamente puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
d) Principio de veracidad o calidad: La información personal que maneja NOVATECH SOLUCIONES LTDA. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. garantiza al Titular, el derecho a obtener información de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
f) Principio de acceso y circulación restringida: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. se obliga a que el Tratamiento de datos personales solamente podrá hacerse por las personas autorizadas por su Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. se obliga a manejar los datos personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas de que disponga y que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. garantiza que todas las personas a su cargo, que administran, actualizan o tienen acceso a datos personales conocen el presente Manual y están informados de los principios legales que gobiernan el Tratamiento de datos personales, en especial el de Confidencialidad, y se obliga a informar el deber que les asiste de no revelar a terceros y mantener en reserva la información.
7. PROCESOS
Los datos personales que sean tratados por NOVATECH SOLUCIONES LTDA. responderán al siguiente procedimiento:
a) Autorización: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. solicitará del Titular de los datos personales, su autorización previa expresa e informada, para poder proceder con el Tratamiento de los mismos. La autorización deberá ser manifestada por escrito, en medio físico o magnético (correo electrónico, formatos estructurados de las páginas web, etc.), telefónicamente (por grabación) siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior a través del diligenciamiento de un formato de consentimiento, el cual deberá contener, por lo menos, lo siguiente:
– Nombre e identificación del Titular.
– El tratamiento que se le dará a los datos.
– La finalidad del Tratamiento.
– La advertencia de la naturaleza facultativa de entregar la información.
– Los derechos que le asisten como Titular de la información.
– Los datos de NOVATECH SOLUCIONES LTDA. disponibles para el cruce de comunicaciones y para ejercer sus derechos, tales como, dirección, correo electrónico y teléfono.
b) Recolección: NOVATECH SOLUCIONES LTDA. realizará la recolección de datos directamente de su Titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo.
De acuerdo con la naturaleza de NOVATECH SOLUCIONES LTDA. se podrá recolectar la información por los siguientes mecanismos:
· Directamente a través de sus usuarios y/o titulares y/o proveedores y/o clientes de los productos o servicios que se derivan del objeto social de NOVATECH SOLUCIONES LTDA., así mismo de sus empleados.
· A través de terceras personas con quien NOVATECH SOLUCIONES LTDA. realiza acercamientos para la comercialización de productos y/o servicios sin que exista una relación contractual entre las partes.
· La recolección de los datos se realizará por medio de avisos de publicidad, internet, abordamiento directo, diligenciamiento de hojas de recepción de datos, diligenciamiento de test que aplican las personas que ingresan voluntariamente a la página web de la empresa.
· Por bases de datos que se adquieren legalmente de terceras personas, y que cumplan con los parámetros establecidos por la ley de datos de protección de datos personales
· Por cruce de datos personales y/o bases de datos con empresas análogas o de objetos sociales similares al de NOVATECH SOLUCIONES LTDA.
c) Consultas, actualización, rectificación y supresión: El Titular de la información, en cualquier momento y sin restricciones, podrá solicitar a NOVATECH SOLUCIONES LTDA., a través de documento escrito o por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento siempre y cuando se pueda mantener prueba de está, la información sobre los datos personales que maneje en sus bases de datos.
La información solicitada podrá consistir en consultas, actualización, rectificación o supresión de la información personal y quien haga la solicitud, deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta, actualización, rectificación o supresión.
La comunicación la deberá dirigir el Titular a NOVATECH SOLUCIONES LTDA. al área designada para tal fin y cuya información se dará conocer al Titular cuando se solicite su autorización para el Tratamiento de los datos. NOVATECH SOLUCIONES LTDA. garantizará la existencia de un canal habilitado siempre para recibir esta clase de solicitudes.
Una vez recibida la solicitud, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. cuenta con un término de diez (10) días hábiles para resolver la consulta a través del correo electrónico suministrado por el Titular y en ausencia de éste a su dirección física.
Cuando por cualquier motivo a NOVATECH SOLUCIONES LTDA. no le fuere posible atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del Titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del Titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son:
· Causahabientes.
· Representantes debidamente reconocidos.
En cuanto a la supresión de los datos personales, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. advierte que la misma se hará de conformidad con las indicaciones del Titular, que podrá consistir en la eliminación total o parcial de la información, sin embargo, se advierte que la supresión no es un derecho absoluto y que por lo tanto NOVATECH SOLUCIONES LTDA. puede negarla en los siguientes casos:
· Que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
· Que la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
· Que los datos personales que tenga NOVATECH SOLUCIONES LTDA. del Titular sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente protegidos del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
· Que la eliminación de los datos implique para NOVATECH SOLUCIONES LTDA. la obligación de terminar la prestación de un servicio que se encuentre en trámite, situación esta que devenga en un incumplimiento del contrato con NOVATECH SOLUCIONES LTDA. por parte del Titular y, por lo tanto, detrimento económico.
d) Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
e) Reclamos: Cuando el Titular de la información personal advierta un indebido o incorrecto uso de sus datos por parte de NOVATECH SOLUCIONES LTDA., podrá presentar una reclamación formal por escrito bien sea por medio físico o por correo electrónico a la empresa, la cual deberá contener, por lo menos lo siguiente:
· El nombre, identificación y domicilio del Titular.
· Si se presenta a través de persona diferente del Titular, los documentos que acrediten la calidad con la cual se presenta.
· La descripción detallada, clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
· La dirección a la que debe enviarse la respuesta.
De acuerdo con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente de su recibo para resolver la consulta a través del medio que indicó el Titular en su reclamo.
Cuando por cualquier motivo a NOVATECH SOLUCIONES LTDA. no le fuere posible atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.
Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales que sean tratados por NOVATECH SOLUCIONES LTDA. tendrán la siguiente finalidad y tratamiento:
· Recolectar, custodiar, almacenar, utilizar, transferir, transmitir o suprimir total o parcialmente la información o datos personales suministrados.
· Ejecutar la relación contractual existente, registro de clientes y proveedores, gestión de servicios y soporte técnico, comercialización de productos y servicios, evaluación de la calidad del servicio, tramites de garantía ante terceros.
· Ejecutar la relación de contrato laboral existente y su gestión administrativa, entre estos pagos de nómina, registro de empleados, afiliaciones al sistema de seguridad social, notificaciones internas y externas propias del cargo y sus funciones.
PARAGRAFO 1.-
La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla.
La base de datos de empleados mantiene actualizada la información de los funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada.
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:
a) El origen racial o étnico del Titular.
b) La orientación política del Titular
c) Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
d) La pertenencia a sindicatos, ONGs, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
e) Información relativa a la salud del Titular.
f) La inclinación sexual del Titular.
g) Datos biométricos del Titular.
NOVATECH SOLUCIONES, se acoge al NO Tratamiento de datos sensibles, ya que está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
c) Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
d) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud.
En cuanto a los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, en su Tratamiento NOVATECH SOLUCIONES asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
10. DERECHOS DEL TITULAR
Los derechos que acogen a los titulares de datos personales son los siguientes:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Conocer la política de tratamiento de la información.
11. DEBERES DEL RESPONSABLE
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. DEBERES DE LOS ENCARGADOS
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de conformidad con este Manual.
Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD En desarrollo del principio de seguridad, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello establecerá el protocolo de seguridad interno, el cual divulgará y será de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de NOVATECH SOLUCIONES LTDA
- Registro Nacional de bases de datos
NOVATECH SOLUCIONES LTDA., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes y sus reglamentos.
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 de 2012, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. procederá con el registro de sus bases de datos y este Manual en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Contacto
Para todos los fines del presente Manual, NOVATECH SOLUCIONES LTDA. ha designado al área administrativa como encargada principal del tratamiento de la información, cuyos datos de contacto son:
Cargo: Asistente Administrativa
Dirección: Cra 50 # 74-103 L-4 Edificio Las Garzas. Barranquilla-Colombia
Teléfono: (5) 3860069.
Correo electrónico: habeasdata@novatech.net.co
Página web: www.novatech.com.co
- VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del 1 de Octubre de 2012 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar previamente, y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.